北京市燃氣集團建市檔案管理制度規范體系的方法與途徑

摘 要

引言現代企業要實現檔案工作的規范化、制度化、體系化管理，必須建立科學的檔案管理制度體系。制定適應現代燃氣企業發展的檔案管理制度體系，是保證檔案管理工作可持續發展和管
引言
現代企業要實現檔案工作的規范化、制度化、體系化管理，必須建立科學的檔案管理制度體系。制定適應現代燃氣企業發展的檔案管理制度體系，是保證檔案管理工作可持續發展和管理水平提高的必然選擇。2010年，北京燃氣事業走過了52年的發展歷程，檔案工作記錄了這段輝煌的歷史，大量資料留存下來。對這些資料進行科學管理使之適應未來燃氣事業的發展，需要科學的檔案管理制度提供支持。在經濟高速發展的大背景下，北京市燃氣集團有限責任公司(以下簡稱北京燃氣)現行的檔案管理制度已經不能適應企業的現狀，因此，建立適應現代燃氣企業的檔案管理制度和規范，不斷提升企業檔案管理工作對整個企業的市場營銷、文化建設、資源利用、客戶服務等各項活動的貢獻力和影響力，已成為北京燃氣檔案館的一項重要工作。
為更好構建適合現代燃氣企業的檔案管理制度，全面提升現代燃氣企業的檔案管理水平，北京燃氣開始探索檔案管理制度研究，并最終形成了《燃氣集團檔案管理制度及規范》。《燃氣集團檔案管理制度及規范》是北京燃氣從企業檔案管理的實際情況出發，立足解決北京燃氣檔案管理過程中的問題與困惑，以國家相關檔案法規、規章為依據制定出的適應北京燃氣檔案管理發展的制度體系。
1 《燃氣集團檔案管理制度及規范》項目研究的內容簡介及研究方法
1.1 項目研究內容簡介
《燃氣集團檔案管理制度及規范》項目是北京燃氣檔案館在分析北京燃氣檔案工作現狀，根據國家檔案行政法規，秉承更好服務北京燃氣檔案管理建設的目標，最大限度發揮檔案的憑證、查考作用這一愿望而制定。研究過程中對北京燃氣檔案管理制度、方法、規程、辦法、管理流程等作了比較深入的研究，對各門類的檔案管理方法進行了嚴格的規定，最終形成了《燃氣集團檔案管理制度及規范》。《燃氣集團檔案管理制度及規范》由29個檔案管理規范制度組成，涉及檔案工作制度、各類檔案管理規定、檔案管理流程、檔案管理工作考核標準、檔案安全應急處置預案等內容。檔案管理方法通過制度形式同定下來，從宏觀角度規范了文件向檔案的轉化過程以及檔案整理工作的各環節，保護了文檔資源的安全與齊全完整。
《燃氣集團檔案管理制度及規范》與其它的檔案管理制度有所不同，它在繼承原有管理思想的同時又有一些創新點，主要包括以下幾個方面：
(1) 該制度體系在國內燃氣行業的檔案管理方面尚屬首創縱觀國內燃氣行業的檔案管理工作，大多數燃氣單位都尊崇國家或者地區的檔案管理制度，比如《國家重大建設項目文件歸檔要求及檔案整理規范》(DA/T28—2002)、《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)、《企業職工檔案管理工作規定》(勞力字(1992)33號)等，而《燃氣集團檔案管理制度及規范》的創新點在于它以國家和北京市的檔案管理制度為綱，針對北京燃氣自身的業務特點和檔案管理現狀制定。采用這樣的制定方針，主要是為了制定出更加適合北京燃氣檔案工作的檔案管理方法。事實證明這套完整的檔案管理制度體系是更能符合燃氣行業工作標準，更能實現燃氣行業檔案管理工作要求，更能滿足北京燃氣檔案管理工作實際的制度體系。因此，這套檔案管理制度體系將會在北京燃氣的檔案工作中發揮更大的作用。
(2) 該制度體系依據燃氣行業實際工作特點制定，細化歸檔門類
《燃氣集團檔案管理制度及規范》是北京燃氣根據燃氣行業自身的工作特點，結合北京燃氣的檔案工作現狀制定。就北京燃氣而言，隨著北京燃氣的發展壯大，燃氣市場逐漸從北京走向了外埠，從家用能源逐漸發展成了多種使用途徑的高效能源。在擴大發展的過程中，產生了許多特殊門類的檔案，如招標投標檔案、合同檔案、設備儀器檔案、產品類檔案等。在這些特殊門類檔案中，又以招標投標檔案和合同檔案最為特殊。縱觀國內各級組織形成的招標投標檔案和合同檔案的管理規定，都是針對工程建設過程中產生的相關資料而定。但燃氣行業有其自己的特殊性，所以，在業務聯系中產生的招標投標檔案和合同檔案也與工程建設類的相關檔案有所不同。現有的工程建設類檔案從檔案收集、檔案整理等方面都不能對燃氣行業的招標投標檔案和合同檔案進行規范，因而急需一套適應燃氣行業的招標投標檔案和合同檔案的管理規定。在檔案制度的制定過程中，我們針對北京燃氣檔案工作的實際情況，形成了適合燃氣行業使用的招標投標檔案和合同檔案的管理規定。這個規定的出臺，為更加規范管理招標投標檔案和合同檔案提供了理論支持。
除此之外，我們針對各門類檔案的管理重新制定了管理規范，形成了13類不同的檔案管理規范，細化歸檔范圍，從制度領域規范各門類檔案的整理方法。
(3) 該制度體系從制度領域順應了檔案館的功能定位和檔案人員工作性質的改變
傳統模式下的檔案管理工作內容包括文件資料的接收、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。因而檔案部門的功能定位只是檔案的保存和查閱機構，而檔案人員則是“倉庫的保管員”。而隨著信息社會的不斷發展，檔案信息資源得到不斷開發，檔案部門從原先的資料倉庫成為提供信息資源的情報機構，檔案人員隨之轉變為具有時代特色的“信息審計員和研究員”，為現代企業提供多種多樣的檔案信息服務。
大多單位的檔案管理制度只是對管理方法和管理原則進行規定，從未對檔案管理部門的職責以及機構性質進行規定。而我們在制定《燃氣集團檔案管理制度及規范》的過程中，北京燃氣檔案館針對北京燃氣各級檔案管理機構及檔案人員，定位撰寫了《集團總部機關檔案管理部門設置、崗位建設和人員配備、崗位職責及崗位技術業務要求建議》，對檔案部門的職能設置以及檔案人員的工作性質和工作要求分別做了規定，在制度層面順應了檔案館功能定位和檔案員人員工作性質的改變。
1.2 項目的研究方法
    本項目主要采用調查研究與理論研究相結合的方式。北京燃氣檔案館分別對北京燃氣分、子公司在生產、經營活動中產生的業務材料進行調查，并制定了調查表。調查表反饋出的信息包括：生產輸配、工程建設、供氣計量、黨校教育、人員培訓、管線施工等幾十類檔案資料。檔案館通過對搜集到的大量資料進行統計、分析、綜合、比較、歸納，并針對這些單位的文件歸檔情況及檔案整理情況，找出北京燃氣檔案管理工作存在的問題及其成因。除此之外，檔案館人員查閱了大量現行的檔案法律法規，包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(2006年國家檔案局第8號令)、《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T 2-92)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)、《國家重大建設項目文件歸檔要求及檔案整理規范》(DA/T28-2002)、《市政基礎設施工程資料管理規程》(DBJ01-51-2003)、《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)、《企業職工檔案管理工作規定》(勞力字(1992)33號)等幾十個相關文件。同時將相關業務單位的工作規劃、檔案管理制度、管理規范、管理流程的作法進行比較，分析這些單位在檔案管理工作中的成功經驗和歷史教訓，分析產生這些問題的原因，為制定科學合理的檔案工作規劃、檔案管理制度及規范體系提供信息支持。
2 《燃氣集團檔案管理制度及規范》的應用前景
《燃氣集團檔案管理制度及規范》的價值在于它是理論與實踐完整結合的產物。制度是根據實踐經驗制定出來，而制度又終將指導檔案管理實踐。
    目前，《燃氣集團檔案管理制度及規范》正在北京燃氣所屬各單位的檔案工作中試行。檔案管理制度的貫徹執行，理順了北京燃氣所屬各單位檔案工作的關系，加強了檔案管理人員的檔案意識，激發了檔案管理人員的工作積極性，提高了檔案管理部門對北京燃氣的信息服務能力，有效加強了北京燃氣的檔案工作，使北京燃氣的檔案管理工作得到有效的制度保障，從而更好的為企業的行政決策、經濟建設、繁榮和發展現代企業文化服務。
    在企業內部進行推廣之后，北京燃氣還計劃將這套制度推廣到國內各燃氣系統的檔案管理實踐中。因為各燃氣企業形成的檔案門類大體相同，所以，《燃氣集團檔案管理制度及規范》形成的檔案管理制度也可適用于其他燃氣企業中。而一些具有燃氣特色的檔案管理制度，如工程建設類檔案管理制度、招標投標檔案管理制度、合同檔案管理制度等是根據燃氣特色編寫而成，因而可以作為國內燃氣行業檔案管理方法上的一種探索。
3 開展制度體系模式建設的措施
    檔案制度的制定是為了指導檔案工作實踐。為了保證制度在北京燃氣內部得到更好的落實，必須做好以下幾方面的工作。
3.1 北京燃氣檔案館要加強對北京燃氣所屬各單位檔案管理工作的引導
    隨著北京燃氣內外部管理環境的變化，北京燃氣與所屬各分、子公司從原來的上下級關系變成了以資產為紐帶的新型關系，北京燃氣檔案館開始直接面向基層單位的檔案工作。這就要求北京燃氣檔案館從制度宣貫、業務幫扶、定期檢查三方面進行引導。北京燃氣檔案館應抽調專業人員向所屬各單位的檔案人員進行檔案制度理論的講解，使他們清晰、明確的了解制度的內容。在具體檔案整理過程中也要對檔案人員不合理的整理方法進行糾正，并定期檢查制度的落實情況，從而實現北京燃氣檔案館對集團所屬各單位檔案管理工作的引導作用，保障北京燃氣檔案管理制度的貫徹落實。
3.2 建立相應的機制，保證制度落實
    機制應包括激勵機制和約束機制兩方面。激勵機制應將目標激勵、獎勵激勵和情感激勵三者有機結合起來。通過制定檔案管理人員認為有價值的階段目標，實現激勵的目的。對認真落實制度的人員要予以表彰，并提供一定的物質獎勵。運用情感激勵，增強責任感，以情感人，體現以人為本的現代管理理念。在約束機制方面，應將制度的落實情況納入企業的年終考核，對不認真落實制度的單位和個人進行處罰，從而保證制度的有效落實。
3.3 加強檔案管理人員的專業知識培訓，將現代企業檔案管理制度落實到實踐中
    企業檔案管理工作水平的提高，往往與檔案管理人員的素質有關，為使檔案管理制度落實到實處，就必須加強檔案管理人員專業知識和業務素質的培養。北京燃氣檔案館在日常工作中逐漸認識到檔案管理人員對檔案工作的重要性，經常組織北京燃氣各專、兼職檔案管理人員進行培訓，通過培訓，檔案人員的理論知識得到了提高，為業務工作的開展提供了有效支持。除了教授方式的培訓外，還要逐漸培養檔案人員的自主學習意識，使他們變被動接受為主動學習。通過自主學習專業知識，逐漸探索出新的檔案管理方法，使北京燃氣形成具有自身特點的檔案管理模式。
3.4 通過實踐檢驗，不斷修改完善制度內容
    現代企業檔案管理制度的建設是一個漫長、動態的過程，它是隨著現代企業的發展而發展的，是適應企業發展的管理制度。它來源于實踐，并最終指導實踐。在制度的執行過程中，依然會有問題出現。原則上應使管理方法適應制度規定，但并不是一味遵循。若經過檢驗發現制度在使用過程中的確存在問題，就要對制度進行修改。現代企業檔案管理制度的建設是一個漫長、動態的過程，需要不斷經過實踐檢驗，以達到最終的完善。
4 結束語
    《燃氣集團檔案管理制度及規范》是北京燃氣檔案館以國家相關法規的要求為指導，認真分析北京燃氣檔案管理的現狀，按照北京燃氣的實際情況制定的，它覆蓋檔案管理工作的全過程，將成為北京燃氣規范內部檔案管理工作的行為準則，對北京燃氣檔案館乃至北京燃氣的未來發展都有進步意義。在日后的執行過程中，還會有新的問題出現，我們將不斷根據實踐進行完善，從而推動和加強北京燃氣檔案管理又好又快的發展。
 
(本文作者：張秋燕 王玥 北京市燃氣集團有限責任公司檔案館 100035)