燃氣工程檔案歸檔審核要點與規范管理

摘 要

摘要：闡述了燃氣工程檔案的主要內容，探討了歸檔審核的要點與燃氣工程檔案的規范管理。關鍵詞：燃氣信息化；燃氣工程檔案；歸檔審核；規范管理Archiving Examination Key Points and S
摘要：闡述了燃氣工程檔案的主要內容，探討了歸檔審核的要點與燃氣工程檔案的規范管理。
關鍵詞：燃氣信息化；燃氣工程檔案；歸檔審核；規范管理
Archiving Examination Key Points and Standard Management of Gas Project Dossiers
XU Min
Abstract：The main contents of gas project dossiers are expounded，and the archiving examination key points and standard management of gas project dossiers are discussed．
Key words：gas informatization；gas project dossiers；archiving examination；standard management
    在燃氣經營企業的檔案管理中，工程檔案管理是普遍存在的薄弱環節，是難點也是關鍵點。只有牢牢把握住審核要點，堅持科學管理原則，積極主動地應對各種問題，才能真正提高燃氣工程檔案的管理水平[1～5]。
1 燃氣工程文件材料的主要內容
    燃氣工程文件材料主要包括施工過程材料、質量保證材料、工程驗收材料、竣工圖等方面的內容。根據CJJ 33—2005《城鎮燃氣輸配工程施工及驗收規范》，燃氣工程文件材料通常包括：
    工程依據材料、交工技術材料、檢驗合格記錄。工程文件材料應能夠很好地反映出一個單項工程質量和數量的具體情況。施工過程的各種工藝參數是工程質量的反映，是工程質量的法律憑證。各種工程材料和設備的使用數量記錄，則是工程結算的依據。完整規范的竣工文件對工程投入使用后的運行管理、維修、擴建、改建等都有重要作用。
2 燃氣工程文件材料歸檔審核的要點
   ① 審核關鍵文件材料是否為原件
    竣工文件的原件是工程實施過程中重要的原始憑證，必須按規定歸檔。部分建設項目歸檔時往往會出現一些復印文件，一旦歸檔，將不利于檔案的長期保存，也會給今后的利用造成不必要的麻煩與損失。因此，有關技術人員和檔案人員應該重點檢查，最大程度地杜絕復印件歸檔。
    ② 審核文件的簽名、蓋章是否完備
    在建設工程文件材料中簽名、蓋章手續非常重要。我國實行建設工程質量終身負責制，文件材料中的簽名與蓋章意味著參與工程建設的單位和個人對工程質量的責任。簽名、蓋章手續是否完備，影響著工程文件的合法性和有效性。在工程建設活動中形成的各種試驗記錄、施工文件、前期文件、監理文件以及往來文件，如出現漏簽名、漏蓋章現象，應該要求其補簽名、補蓋章，絕對不允許代簽名。
    ③ 審核文件材料內容是否填寫完整
    施工技術文件中的內容直接反映了工程建設的實際情況，是評定工程質量的重要依據。由于施工技術人員的檔案意識不強，往往會造成施工技術文件的內容填寫不完整，無法反映工程施工過程的詳細情況。如在原材料試驗記錄中，只填寫試驗數據，沒有結論性意見；施工文件中只有施工單位的申報意見，沒有監理單位的審核意見；竣工文件中缺少監理單位的意見等等。因此，針對內容填寫不完整的文件，施工技術人員、監理人員應根據現場實際情況重新核對，補充完整。
   ④ 審核文件材料中的數據是否存在涂改現象
   工程建設中，施工文件的數據、工程量會根據工程建設情況的變化而相應變更，技術人員對文件中數據進行更改時，會出現使用涂改液進行涂改或用刀片進行刮改等現象，有時，一些文件材料的數據雖然沒有發生變化，也會因技術人員的粗心大意而出現誤改現象，這些現象的發生，都會影響檔案日后的利用。因此，應該由技術人員對更改的數據進行蓋章確認，以保證文件材料中數據的準確性、有效性。
   ⑤ 審核文件材料是否存在不耐久字跡
   文件材料編制過程中，由于擬稿人員、技術人員的隨意行為，歸檔文件材料用紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等不耐久材料書寫，這些不耐久字跡會隨著時間的推移而褪色，不利于文件材料的長期保存。因此，歸檔的文件材料應該使用碳素墨水等耐久材料書寫，一旦發現存在不耐久字跡，應該及時采取補救措施，有條件的必須更改為耐久性材料書寫；無法更改的可采用復印件加蓋印章的辦法，存檔時復印件在前，原件在后，一并存檔。
   ⑥ 審核竣工圖的編制是否符合規范要求
   建設工程的竣工圖是建筑物、構筑物或管線工程施工結果在圖紙上的反映，是真實的原始記錄，也是工程竣工驗收以及今后維護、改擴建的重要依據。
   在竣工圖的編制過程中，往往存在著不符合規范要求的現象，使得竣工圖無法真實地反映工程建設的實際情況。主要表現為：圖紙沒有按實際變更單更改或更改不到位；更改符號、說明不符合標準要求；沒有加蓋竣工圖章、竣工圖章不符合要求或內容填寫不完整等等。
    因此，竣工圖必須按照國家有關規定要求進行編制，對沒有變動的施工圖，須由施工單位在原施工圖上加蓋“竣工圖”章，并在“變更情況”一欄填寫“無變更”字樣；對一般性設計變更，能在原施工圖加以修改補充作為竣工圖時(更改量不超過圖紙的35%)，可不重新繪制，由施工單位在原施工圖上注明修改、補充、變更依據，附設計變更通知單，作為竣工圖。在“竣工圖”章有關欄目中填寫“變更×處”字樣；對結構形式存在重大改變(更改部分超過圖紙的35%)，不宜在原施工圖上修改、補充時，施工單位必須重新繪制竣工圖，在新圖上加蓋“竣工圖”章作為竣工圖。
    技術人員要認真核對、審查，做到圖物相符，技術數據可靠，簽字手續完備，真實、準確、清晰、規范地反映工程竣工驗收通過時的工程實際情況。
    ⑦ 審核文件材料用紙格式是否符合標準要求
    按照國家規定，文件材料用紙規格統一為A4或16K，圖紙格式一律為A4(297mm×210mm)，
采用“手風琴”式，折疊成A4幅面，標題欄外露(右下角)。合格證等小幅材料統一用A4紙托裱。
   ⑧ 審核文件材料是否齊全完整
   首先，歸檔文件材料是否齊全完整應當由部門或項目負責人予以審定，應確保建設工程的文件材料能夠完整、系統、真實、準確地反映工程建設活動全過程。其次，還應注意音像材料的收集，其歸檔內容應包括從建設項目的提出到竣工投產、交付使用全過程中形成的有價值的音像素材，素材應拍攝規范、畫面清晰、主體突出、畫像穩定、音質良好，并收集一份建設工程文字簡介。第三，建設工程形成的電子文件也要與紙質文件一起歸檔，歸檔時應審核載體有無病毒、劃痕，電子文件儲存介質是否符合歸檔要求，電子文件儲存介質和軟、硬件平臺技術條件是否一致。
3 燃氣工程文件材料的規范管理
    ① 完善制度，明確職責，對檔案形成全過程有序有效管理。
    建設單位應在開工伊始就制定燃氣工程文件材料的歸檔范圍、歸檔職責和管理規定，明確建設單位、施工單位、監理單位的職責；堅持實行竣工文件編制工作“三同步”管理原則：工程開工與文件材料收集同步，工程施工過程與竣工文件形成同步，工程完工與竣工文件驗收同步；重點監控施工過程中文件材料的形成，只有對施工各個階段的材料進行有序管理，才能保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，保證整個工程竣工文件及圖紙內容的準確、真實、完整，竣工圖與實物相符。
    ② 提高認識，加強培訓，保證建檔工作順利進行。
    目前，建設項目均實行項目法人責任制的管理方式，施工單位的項目法人不僅要對施工項目負責，也應對整個工程項目竣工文件負責。為使文件材料的編審與工程建設同步進行，項目法人應充分認識檔案工作的重要性，將文件材料的編審納入工程建設的一部分，從開工伊始就設立專職人員，負責材料的收集、整理和歸檔管理工作；加強對相關人員的培訓，不斷提高竣工文件編制人員的責任心和業務能力，并制定配套的管理制度和獎懲辦法，以保證建檔工作的順利進行。
    ③ 加強溝通，及時跟進，檔案業務指導與工程建設項目同步進行。
    檔案人員要多和工程管理部門聯系，及時掌握工程項目的建設進度，做到心中有數，及時跟進，現場指導建檔工作，當施工單位遇到檔案業務難題時，能及時指導到位，避免出現“馬后炮”現象，避免施工單位反復整理檔案。我集團的做法是：制定了《燃氣工程歸檔須知》，分發給施工單位。《燃氣工程歸檔須知》中，對文件材料的起草、書寫要求和制成材料，作了詳細的要求；對中低壓管道、調壓站、庭院管道、零散用戶安裝等不同屬性的工程，明確了具體的歸檔范圍，并要求在每一類中依據施工過程排列文件材料，使施工單位的歸檔工作更具操作性，提高了施工單位的檔案意識和案卷質量。
    ④ 健全機制，嚴格把關，確保燃氣工程檔案及時完整準確歸檔。
    在竣工驗收之初，建設單位、監理單位首先要嚴格把好審查驗收關，對各施工單位編制的竣工圖、文字材料、竣工報告等進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和設計變更的落實情況，認真審查竣工圖及文字材料是否完整、準確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。建設單位通過現場簽證、竣工簽證等方法，集中檢查原始材料的整理情況，符合規定才能結算工程量，這樣有力地促進了竣工文件的齊全性和規范性。在竣工驗收階段，檔案部門和工程項目管理部門要密切配合，嚴格審查，確保竣工文件的真實性和準確性，使竣工文件在工程決算時發揮憑證作用。
    為了保證竣工文件及時、完整歸檔，我集團印發紅頭文件明確規定：文件材料審核合格后，由檔案部門出具檔案接收證明單，施工單位憑檔案接收證明單才能到財務管理中心辦理工程結算手續。這樣有力地保證了燃氣工程檔案的及時、完整、準確歸檔。
4 結語
    燃氣工程檔案的規范管理是建立在高質量的施工過程基礎上、涉及到各個部門的一項復雜工作。要保證燃氣工程檔案完整、準確、系統、齊全、真實地記錄和反映施工和竣工驗收的全過程，就必須加強企業基礎管理和各技術部門的協同管理；不斷加強建設單位、施工單位和監理單位的有效管理，提高工程技術人員的業務水平和責任心，這樣才能保證燃氣工程檔案的規范管理。
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(本文作者：徐敏 青島泰能燃氣集團有限公司 山東青島 266071)