企業檔案，是企業生產、經營及各項工作活動的歷史記錄，對企業的科學管理，有著不可替代的借鑒作用。隨著企業的快速發展，檔案的傳統管理模式，已無法適應企業生產、經營及各項工作的需要，實現檔案管理現代化，是企業發展的客觀要求。近年來，由于合肥市燃氣集團公司領導高度重視，通過相關部門和人員的共同努力，公司檔案信息數字化建設取得了可喜的成效。
1 領導重視，搭建檔案管理現代化建設平臺
1.1重視基礎設施，配置先進的檔案管理設備
合肥市燃氣集團公司檔案工作始于1982年，開始是規模小、庫房小、設備少，后來雖逐步發展，仍難突破舊式管理瓶頸。由于公司領導的高瞻遠矚，隨著企業的發展，公司在新建辦公樓時，已將檔案工作用房、以及管理設施列入設計重要范圍，公司搬遷時，檔案部門同時遷入，改變了過去檔案部門與公司辦公部門分離的現象，方便了公司對檔案工作的領導與管理。遷入的卡當案庫房838mz，密集架l l4組，配備了大功力溫濕機6組，專用滅火設備l8組，滅火器8組，檔案庫房完全達到“八防”要求。此外，還先后配置了計算機、打印機、圖紙及高速掃描儀、復印機、縫紉機、打孔機等檔案工作設備，從基礎設施、設備上保障了檔案管理及安全。
1.2健全各項制度，保證檔案管理有規可循
合肥市燃氣集團公司領導在強化制度、規范管理中，把檔案工作制度作為重要內容之一，根據公司這一指導原則，對原先的各項檔案工作制度進行了修訂和完善，包括《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案復制制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《底圖保管和更改制度》、《會計檔案管理制度》、《檔案資料統計制度》、《檔案人員“四參加”制度》、《檔案工作獎懲制度》、《檔案室工作職責》、《檔案工作分管領導、專兼職檔案員職責》等，修訂后的檔案工作制度，進一步貼近檔案工作實際，從而做到了“有規可循，有章可依，分工負責，職責明確”。
1.3加強業務培訓，提高檔案人員綜合素質
為全面提升檔案業務水平和管理能力，公司專門組織專兼職檔案人員和分管領導參加的檔案工作知識講座。在培訓中，大家認真聽講，熱烈討論，從而增強了人員素養，強化學習意識，提高了檔案管理水平和辦事工作效率。
此外，公司還組成檔案工作檢查小組，對各單位文件材料的形成、積累、歸檔工作進行檢查，采取查、看、問的方式，全面掌握了各單位檔案工作情況，對存在問題實行有針對性的指導，提出整改意見。在此基礎上，公司領導又組織召開了檔案工作推進會，對檔案人員提出了更高要求，也把檔案工作推向更高處，為檔案信息數字化管理培養合格人才。
1.4引入先進理念，為檔案信息數字化建設立項
公司領導以面向未來的思維模式對待檔案工作，適時地要求相關部門制訂檔案信息數字化建設方案，并針對方案的可行性、安全性組織考察。綜合對多個單位、部門的考察意向，反復研究、論證方案。為保證工程質量，項目確立后，又組織項目招投標會，最后是實力強、技術過硬的清華紫光軟件公司中標。
為使中標后項目能順利實施，公司領導又確保項目實施資金鏈條，先后投入人民幣78萬元，其中軟件設計8萬元，硬件配置37.5萬元，檔案信息加工費315/元，其它費用l.5萬元。’
2 資源整合，認真做好檔案基礎業務工作
2.1集思廣益，強化各類文件材料及時歸檔
為了保證數字化管理后，檔案信息的齊全、完整、準確，公司領導十分重視歸檔文件的齊全、完整程度，在辦公室精心組織與周密安排下，一是對公司1982年成立以來保存的所有檔案清理盤點，發現缺什么，補什么，跟蹤搜集；二是組織各單位檔案人員，全面清理公司歷年來散存在各單位、部門的文件材料；三是集中收藏公司歷年來的獎狀、獎杯、牌匾、錦旗、證書等實物檔案；四是收集、清理原來歸口各部門存放的錄音、錄象、照片等特殊載體檔案；五是明確規定：今后各單位、部門必須按要求做好自身文件材料的形成、積累、歸檔工作。經過大家的共同努力，摸清了“家底”，為實行數字化加工提供了信息源保障。
2.2統籌規劃。實現公司檔案實體集中統一管理
按照公司董事長“資源整合、集中管理”的要求，在征詢相關部門意見后，辦公室組織召開了協調會，了解各部門的服務要求，認真研討，確定整合方案，方案得到相關部門的積極配合和大力支持，很快實現了辦公樓入駐單位檔案、資料的集中統一管理，結束了同一辦公樓重復設置檔案資料室的不合理現象。檔案集中統一管理，不僅節約了人力、物力，更有利于開發利用，是檔案原始管理模式，邁人數字化、網絡管理的一項重要舉措。
2.3結合實際，完善公司檔案分類方案
在國家與行業檔案標準框架內，結合公司檔案形成的特點和規律，從符合數字化管理的實際需要出發，對公司原來的檔案分類方案進行完善。分類方案的一級類目基本未變，設置為：文書檔案類(管理文件)、工程項目類、設備儀器類、科研類、會計檔案類、人事檔案類、照片檔案類、聲像檔案類、實物檔案類。一級類目以下，根據同類檔案文件形成的數量和層次，設置屬類類目級次。
在分類中，還把過去對普發文件按問題分類存放方式，改為一類集中保存，簡化了工作環節，更有利于保管、利用。此外，文書檔案的二級類中，增設了“房土證類”、 “職工購房類”，使這類檔案也相對集中，查找更快捷、準確。完善后的檔案分類方案，有利于檔案信息數字化軟件設計。
2.4耐心細致。做好檔案數字化加工前處理工作
按照完善后的檔案分類方案，對各類檔案進行系統整理。過去已整理歸檔的，大多有規可循，有目可查，稍作調整，按類別排列上架；新形成的文件材料，按檔案整理規范，分類、編號、填寫卷內文件目錄、裝訂、排列、編目、上架；歷年遺漏文件收集后，剔除重復件，確定類屬后，按時間順序，部分插卷，部分直接排列類屬之后。盤點、補收后，檔案室共保管檔案10 45 1卷59 577件。其中：文書類1 900卷(盒)/23 575件、工程技術類7704卷/30339件、人事檔案l l09卷/34 177件、照片檔案l3卷(冊)/705件、聲像檔案l32卷/254件，實物檔案508件、科技資料1 072件。
實行數字化過程中，還對各類檔案逐卷、逐件、逐頁檢查，凡缺頁、漏頁、錯號、重號等，均及時糾正。不合規范的頁面進行必要的修裱，如頁面小托裱、頁面破損補缺，頁面模糊復制等，為檔案信息數字化加工打下了堅實的基礎。
3 全程監督，確保數字化建設項目質量
3.1精心設計，軟件性能達到預定目標
“合肥天然氣利用工程檔案管理軟件與數字加工項目”中的檔案管理系統設計，是嚴格遵循國家檔案管理的規范與格式，從公司管理檔案的內容和實際需要出發，其優勢重點體現在：
先進性。界面好，易學用，具有超前性，既保證檢索速度，又確保檢索質量；
安全性。具備身份認證、安全保密等機制，不僅能保障系統運行安全保密，也能保證電子檔案的原始真實性；
經濟性。從設計到運行、維護各環節，達到最佳性能價格比和最優平衡點；
可靠性。系統確保可靠的信息傳輸手段、存儲方式，運行環境及完善的備份恢復方式；
開放性。能方便電子文件數據交換、互聯，可保障在將來較長時間內達到通用目的，支持跨平臺及異構數據庫之間的數據交換；
可擴展性。能滿足檔案業務拓展和不斷增加的數據儲量及用戶、硬件需求，方便處理功能的適度增加與變更，便于產品的升級換代；
可管理性。可管理、易操作，各功能模塊問有良好的銜接|生，電子文件目錄與全文鏈接方便、快捷、準確。
規范性。運行后的軟件管理系統，符合國家及行業有關電子檔案管理規范標準。
3.2界定檔案掃描范圍，節省儲存空間
為了能夠快捷、準確地提供有價值的檔案信息，按照公司領導“統籌規劃、分步實施、突出重點”的要求，在辦公室的領導下，結合過去部分檔案使用頻率高的實際，對庫藏全部檔案進行價值界定，最終確定不掃描內容為：一是所有短期保存的檔案材料；二是所有發文底稿(定稿)；三是各類介紹信存根；四是經確認極少利用的檔案。通過不掃描范圍的確定，使有價值檔案作用得到充分發揮，不僅緩解檔案系統存儲壓力，也降低了加工(相應)成本，檔案系統利用更加方便、快捷。
3.3群策群力，數字化建設項目成功運行
公司檔案信息數字化建設項目，從考察、調研，到項目確定；從招投標，到項目實施；從軟件設計，到硬件配置；從檔案資源整合，到基礎業務建設；從檔案前處理，到數字化掃描加工……，實際完成了610 972頁檔案的著錄、掃描，此外，還對保管的實物檔案、照片檔案、聲像檔案、人事檔案進行著錄、掃描。這項工作全過程都得到了公司領導高度重視、關心和支持，在相關部門和人員的共同努力下，項目從2009年6月實施，經過9個多月奮戰，2010年4月正式上線運行。通過近段時間使用，效果良好。
3.4系統檢索快捷、準確，公司檔案工作又上一個新臺階
檔案信息數字化管理項目建成后，經過正式上網運行，其功能和技術均達到預期目標。功能上，既具有行業特色，又有普及推廣意義；技術上，既保持了穩定性，又具備規范性，真正建立了一個檔案信息數字化管理平臺和檔案信息利用服務平臺。通過受權，利用者能非常方便、快捷地瀏覽檔案全文、打印或編輯，實現了檔案文件的異地(網上)調閱利用，擴大
了利用空間，提高了工作效率。
使用證明，有了檔案信息數據管理系統，公司領導、各部門及有關人員，可根據工作需要，隨時在終端上查到需要的信息，再也無須到檔案室翻閱大量檔案，且速度快、信息準確。此外，終端檢索的信息量大，同一類信息可通過編輯，迅速組合，根據需要放大、縮小或打印，省時省力。特別是設計部門，省略了到檔案部門翻閱大量的圖紙、資料，也免去了復制方式，不僅提高了工作效率，也使檔案原件免受翻閱磨損，延長了檔案原件保管壽命。
總之，檔案信息數字化管理后，不但能快捷地為企業生產、經營及各項工作提供有效服務，而且也能及時的為企業各項重大決策提供參考。它標志著公司檔案工作邁上了一個新臺階。在模式、服務水平上，來了一次質的飛躍。
本文作者：張靜
作者單位：合肥燃氣集團
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