燃氣企業檔案管理信息平臺的建設與應用

摘 要

摘要：論述了燃氣企業檔案管理信息平臺的建設目標、建設方案及組織實施、技術優勢、系統造價與運行費用、實際應用情況。關鍵詞：檔案管理；信息平臺；燃氣企業；信息化Construction a
摘要：論述了燃氣企業檔案管理信息平臺的建設目標、建設方案及組織實施、技術優勢、系統造價與運行費用、實際應用情況。
關鍵詞：檔案管理；信息平臺；燃氣企業；信息化
Construction and Application of Archives Management Information Platform for Gas Enterprise
XU Min
Abstract：The construction purpose，construction scheme and implementation，technical advantages，system cost，operation expense and actual application of archives management information platform for gas enterprise are described.
Key words：archives management；information platform；gas enterprise；informatization
1 概述
    隨著社會信息化進程的加快，信息技術幾乎滲透到了社會活動的所有方面，加速轉變著社會活動的運行方式。檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變，在形成、傳遞、儲存和利用等自身運動規律上發生著快速的變化。數字化檔案對傳統的管理模式提出了新的要求，現代檔案的管理信息系統不應是對手工管理模式的簡單模擬，而應本著更科學、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行業務流程重構，實現檔案信息資源的共享，為企業改革發展、領導決策、生產經營、宣傳教育、企業文化等各項工作提供全方位的檔案信息服務[1、2]。
    為實現檔案管理方法和管理手段的現代化，實現檔案信息資源的共享，構建企業檔案信息網絡，我集團提出：建設一個管理科學、功能齊全、服務優質、具有國內先進水平的檔案現代化管理網絡。具體的建設目標如下：
    ① 建立集團綜合管理平臺，滿足檔案信息化管理的業務需求，實現上下級單位間的檔案信息互通，即上級單位對下級單位的檔案工作進行督導，查看下級單位電子檔案的錄入情況，下級單位可以利用平臺進行檔案數據的匯總上報。避免各單位形成內部檔案信息孤島。建立檔案系統對外統一的標準系統數據接口，使得其他相關系統(如OA辦公系統、GIS)中的數據能夠順利進入檔案系統中。
    ② 建立兩個數據查詢中心。即檔案信息管理中心和現行文件查閱中心，以集中統一數據的方式向集團各職能部門提供檔案目錄和文件查詢。
    ③ 培育一支專業化的檔案業務管理隊伍。通過此平臺的搭建，全面提高檔案管理人員的業務素質和技術素質。
2 建設方案及組織實施
    我集團的檔案管理信息平臺是以OA辦公平臺為基礎，構建檔案信息管理系統，建設方案分兩期實施，一期工程實施與OA辦公平臺的數據鏈接，二期工程實施與GIS數據鏈接，實現檔案信息收集的網絡化、檔案業務工作的快速化、檔案管理工作的規范化、檔案查詢工作的網絡化[3、4]。
    這套方案具體內容是建設一套基于整個集團內部以及下屬單位的數字檔案網絡平臺，在檔案系統中設置OA協同辦公接口、GIS接口，并在集團總部檔案系統中設置檔案業務監管功能，建立起以集團檔案室為核心，由集團各單位(部門)專、兼職檔案員組成的檔案管理網絡。
    在檔案信息化建設過程中，實行統一組織、統一規劃，綜合了各級先進單位的管理理念和經驗，對管理規范、信息系統以及后期服務方式等內容進行了統一規劃和建設。成立檔案管理信息平臺建設項目協調小組，組織和協調項目建設、實施過程中的有關問題。項目協調小組下設業務小組和技術小組。
    業務小組的主要工作任務是編制《需求說明書》，其職責包括：調研集團及所屬單位檔案的管理現狀和業務需求，系統學習檔案管理辦法，明確檔案管理數字化實施細則，明確各類檔案歸檔細則(包括歸檔范圍、時間、要求、方式、流程、整理規則、著錄信息、保管期限、密級等)，明確各門類檔案歸檔文件要求。
    技術小組的主要任務是完成《總體設計方案》，其職責是：調研集團及所屬單位檔案的管理系統，調研集團信息統一規劃(應用開發環境、網絡環境等)，明確檔案接口數據有效性驗證要求，明確數字化檔案信息管理規范(包括歸檔電子文件儲存格式、檔案信息數據接口、數據儲存備份及安全管理、檔案數字化規范)及電子文件元數據管理規范。
3 檔案管理信息平臺的技術優勢
    ① 實現了電子文件的前端控制
    實施前端控制就是將檔案工作的一些環節前瞻性地提到文件管理階段來進行，在實施過程中檔案人員多次與設計人員溝通，將檔案管理的思想和方法融入到系統的設計過程。從文件材料的形成、流轉階段就考慮檔案的歸檔和保存要求，從文件形成的源頭上進行控制，準確確定轉化為歸檔所必須保持的各種屬性，保證歸檔工作的質量，確保數字化檔案的完整性，避免檔案管理全程中各個管理環節的重復、疏漏，實現所有數據均為一次采集、終身使用。
   ② 體現了電子文件的集成管理
   集成管理就是將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉、會簽、簽發、整理、鑒定、歸檔、移交和保存等各個環節。在文件形成、流轉之時就對預歸檔文件做歸檔標記，檔案人員在開展鑒定時，重點考慮帶標記的文件，這樣既保證了鑒定的質量，又提高了工作效率，使歸檔文件的質量控制和文件的技術鑒定工作得以同步進行；歸檔時，系統按照設定的檔案著錄規則自動著錄，檔案人員進行核對確認后，再進行檔號編制、光盤劃分、數據備份等工作。集成管理最大限度地減少了人工的干預，降低了檔案接收和保管的復雜性，增強了歸檔過程的規范性和安全性，提高了工作效率。例如：管理類材料歸檔時，在每一年開始就明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供了文件收集、檔案整理等各類手段及業務系統接口，通過系統數據集成管理，實現了即時歸檔、即時鑒定，避免了以往隔年歸檔中出現的丟失、泄密、滯后等問題。
   目前，一期工程實現了與OA辦公平臺的數據鏈接，完成了集團及各下屬單位的歷史數據遷移、各業務系統數據歸檔接口，用戶認證管理、門戶等基礎設施的數據集成，實現了集團檔案信息資源有效整合和共享。
4 信息系統造價與運行費用
    OA辦公平臺造價約20×104元，檔案管理信息平臺(含服務器)造價近18×104元，年通信網絡費達10×104元。集團配備機房進行統一管理，保證設備運行正常、網絡暢通，保證了企業內部信息的有效溝通，提高了工作效率，使企業具有更強的應變能力和巨大的靈活性，為企業的改革提供有效的支撐和更大的空間。
5 檔案管理信息平臺在燃氣工程應用
    燃氣管網系統作為城市建設中的一項重要基礎設施，具有覆蓋面廣、安全性要求高的特點。目前，我集團運營燃氣管網長度逾2000km。從20世紀80年代開始建設，至90年代初主管網架構已經形成，此后的管網建設主要是以客戶的需求為導向，因此，單項工程的規模較小，工程項目數量較大，工程建設時查閱檔案較為頻繁且形成檔案數量較大。查檔時，檔案人員根據路名查閱索引目錄，找到檔案編號，再到庫房調閱檔案實體，這種查閱方式速度慢、檢索方法落后，不能及時、快捷地查閱。
    檔案管理信息平臺的一期工程對燃氣工程文件材料的形成控制提供了便利條件，對建設項目的立項審批、環境評估報告、安全性能評估、設計管理、工程管理、設備采購、材料交付、竣工驗收等信息全部流轉并跟蹤管理，按照檔案信息著錄規則建立燃氣工程檔案目錄，登錄檔案管理平臺的查閱中心就可查到相關信息。二期工程將與GIS鏈接，使檔案目錄信息與GIS的數據對應，在檔案信息管理平臺中就能便捷、快速查到相關管道的屬性資料，節省人力、物力，提高工作效率，為日常的工程建設、工程搶修提供詳細準確的信息[5]。
    隨著城市建設的發展，燃氣管網在城市中的覆蓋面越來越廣，其運營的安全涉及到千家萬戶。目前，青島市運營中的燃氣管網主要采用鋼管、鑄鐵管、PE管等管材，其中20世紀80年代、90年代大量應用的灰鑄鐵管逾600km，該材料脆性大，特別是在冬季的低溫環境下遇外力極易發生斷裂。從2003年起青島市進行了天然氣轉換，轉換完成后的1～2年，因鑄鐵管承插接口的膠圈干縮引起的泄漏較多。2008年、2009年市區管網每年的泄漏維修都在1000次左右，其中每年發生的灰鑄鐵管道斷裂約20次，多次引發事故。在事故處理過程中搶修人員登錄檔案管理信息平臺的查閱中心，在“模糊檢索”模塊中輸入有關信息就可快速準確地查到所需的工程檔案情況，為及時完成搶修任務提供準確、可靠的信息。
6 結語
    隨著企業的不斷發展，檔案管理信息平臺的建設也需不斷完善和充實，通過與經營鏈上的其他信息系統互聯和信息共享，實現企業經營的社會化和系統增值，為加強城市地下管網管理，規范地下管網建設秩序，避免城市道路重復開挖，合理利用城市地下空間，保護城市環境，提供翔實的信息資源。
參考文獻：
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[3] 王星.燃氣企業信息化建設的緊迫性[J].煤氣與熱力，2010，30(3)：B28-B31.
[4] 郭遠剛，劉曉，程丹.城市燃氣管理信息系統的建設[J].煤氣與熱力，2006，26(8)：31-33.
[5] 程惠群.燃氣管網工程檔案的管理[J].煤氣與熱力，2005，25(1)：71-73.
 
(本文作者：徐敏 青島泰能燃氣集團有限公司 山東青島 266071)